



La Ville de Smooth Rock Falls s’est engagée à respecter les exigences de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56, et les règlements d’exécution de la loi et à mettre en œuvre des pratiques qui faciliteront l’accès aux les documents dont la Ville a la garde ou le contrôle tout en assurant le caractère confidentiel des renseignements personnels.
La présente politique régit les représentants, les membres du personnel, les entreprises affiliées, les mandataires et les entrepreneurs de la Ville, et chaque organisme, conseil d’administration, commission ou société dont les membres ou les administrateurs sont nommés ou choisis en vertu de l’autorité du conseil municipal.
L’expression « fin compatible » s’entend de la fin invoquée à l’appui de l’utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels à laquelle le particulier concerné par les renseignements pourrait raisonnablement s’attendre lorsque ceux-ci ont été obtenus du particulier directement.
L’expression « personne responsable » s’entend de la personne responsable ou de l’organisme responsable en vertu de la section 4 de la présente politique.
L’expression « commissaire à l’information et à la protection de la vie privée » et le terme « commissaire » désignent la commissaire nommée ou le commissaire nommé en vertu du paragraphe 4 (1) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31.
L’expression « exécution de la loi » s’entend
L’acronyme « LAIMPVP » s’entend de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56.
Le terme « ministre » s’entend de la ministre désignée ou du ministre désigné en vertu de l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, comme ministre responsable de l’application de cette loi.
Le terme « représentant » s’entend d’une personne qui exerce des fonctions officielles ou qui est membre d’un comité du conseil municipal de la Ville, que ces fonctions ou cette adhésion soient en raison d’une élection ou de la nomination du conseil municipal ou de la Ville.
L’expression « renseignements personnels » s’entend des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié, notamment :
Les renseignements personnels excluent ceux qui concernent un particulier décédé depuis plus de trente ans.
Le terme « document » s’entend de tout document qui reproduit des renseignements sans égard à leur mode de transcription, que ce soit sous forme imprimée, sur film, au moyen de dispositifs électroniques ou autrement. Il s’entend en outre :
Le terme « Ville » s’entend de la Ville de Smooth Rock Falls.
Les lignes directrices de la reddition de comptes énoncées à la présente section 4 ont été établies pour faciliter le respect de la LAIMPVP par la Ville.
Les membres du conseil de la municipalité peuvent, par règlement municipal, désigner une personne membre du conseil ou un comité de celui-ci à titre de personne responsable de la municipalité pour l’application de la LAIMPVP. Si le conseil municipal ne désigne aucune personne responsable, la personne responsable est le conseil municipal.
Les responsabilités de la personne responsable comprennent, mais non de façon limitative, ce qui suit :
Bien que la personne responsable doive rendre des comptes quant au respect de la LAIMPVP par la Ville, la personne responsable peut déléguer certains des pouvoirs et des fonctions de la personne responsable, ou tous ceux-ci, aux termes de la LAIMPVP au directeur municipal ou à un autre membre de la haute direction de la Ville par écrit sous réserve de limites, restrictions ou conditions imposées quant à la délégation par la personne responsable.
Il pourrait y avoir un conflit d’intérêts là où la personne responsable (ou la personne déléguée) sait qu’elle a un intérêt privé qui est suffisamment lié à ses pouvoirs et fonctions aux termes de la LAIMPVP pour influencer ces pouvoirs et fonctions. Le conflit d’intérêts se focalise souvent sur des questions financières. Un tel conflit pourrait aussi survenir lorsque la personne responsable (ou la personne déléguée) s’acquitte de ses responsabilités en matière de prise de décisions aux termes de la LAIMPVP.
La personne responsable (ou la personne déléguée) pourrait se trouver en situation de conflit d’intérêts lorsqu’il est raisonnable de présumer qu’elle prend des décisions en se fondant sur son intérêt personnel plutôt que sur l’intérêt du public. Dans certains cas, le conflit d’intérêts pourrait être plus apparent que réel. Toutes les délégations des pouvoirs et fonctions de la personne responsable aux termes de la LAIMPVP reflètent la possibilité de conflit d’intérêts et prévoient d’autres décideurs dans ces cas-là.
Lorsqu’elle recueille des renseignements personnels, la Ville donne un avis indiquant :
On peut donner un avis soit verbalement – en personne ou par téléphone –, ou par écrit – sur un formulaire de demande, sur un panneau affiché, sur le site Web de la Ville ou de toute autre manière qui informe le particulier de la collecte.
Ce qui précède ne s’applique pas :
La Ville ne doit recueillir les renseignements personnels que directement du seul particulier concerné par ces renseignements, sauf si :
La Ville peut seulement utiliser les renseignements personnels si :
Les circonstances où la Ville peut divulguer les renseignements personnels comprennent :
La Ville conserve les renseignements personnels qu’elle recueille conformément aux règlements d’exécution de la LAIMPVP qui prévoient que les municipalités doivent conserver tous les renseignements personnels pendant au moins un an, sauf si :
Pour prévenir l’accès non autorisé, maintenir l’exactitude des données et veiller à la bonne utilisation des renseignements personnels, la Ville a mis en place des procédures physiques, électroniques et de gestion pour protéger et sécuriser les renseignements personnels que la Ville recueille.
Chaque particulier a le droit de demander : 1) l’accès à ses renseignements personnels dont la Ville a la garde ou le contrôle et 2) de corriger ses renseignements personnels dont la Ville a la garde ou le contrôle et qui sont inexacts ou incomplets. Les membres du personnel de la Ville peuvent aider les particuliers à corriger leurs renseignements personnels.
Chaque personne a un droit d’accès à un document ou à une partie d’un document dont la Ville a la garde ou le contrôle sauf si :
Aux termes de la LAIMPVP, il y a deux types d’exceptions qui touchent le droit d’accès à un document ou à une partie d’un document dont la Ville a la garde ou le contrôle, soit les exceptions obligatoire et discrétionnaire.
Les exceptions obligatoires obligent la personne responsable à refuser de divulguer un document. Elles comprennent, mais sans nécessairement s’y limiter, les documents qui révèlent :
Les exceptions discrétionnaires font en sorte que la personne responsable fasse preuve de jugement lorsqu’elle détermine s’il faut divulguer un document ou non. Elles comprennent, mais sans nécessairement s’y limiter, les documents :
L’auteure ou l’auteur de la demande d’accès à un document :
Si la Ville reçoit une demande d’accès et que la personne responsable détermine que la Ville n’a ni la garde ni le contrôle du document en question, la personne responsable fait les recherches raisonnables afin de déterminer si une autre institution en a la garde ou le contrôle et si la personne responsable détermine que tel est le cas, la personne responsable, dans les quinze jours de la réception de la demande, renvoie celle-ci à l’institution concernée. Dans de telles circonstances, la personne responsable avise par écrit l’auteure ou l’auteur de la demande du renvoi à une autre institution.
Si la Ville reçoit une demande d’accès et que la personne responsable détermine que le document en question a été produit à l’origine par une autre institution ou qu’une autre institution a été la première à recevoir le document ou une copie du document, la personne responsable peut transférer la demande, et, si nécessaire, le document lui-même à cette autre institution dans les quinze jours de la réception de la demande. La personne responsable qui effectue ce transfert en informe alors par écrit l’auteure ou l’auteur de la demande.
Dans les trente jours de la réception de la demande d’accès, la personne responsable avise par écrit l’auteure ou l’auteur de la demande qu’elle lui donnera ou non accès à la totalité ou à une partie du document et, si l’accès doit être accordé, elle donne accès à la totalité ou à une partie du document à l’auteure ou l’auteur de la demande et prend les mesures nécessaires à sa production, si besoin est.
La personne responsable peut proroger le délai imparti indiqué ci-dessus pour un temps raisonnable compte tenu des circonstances si la demande comporte la production ou la consultation d’un grand nombre de documents et que l’observation du délai imparti aurait pour effet d’entraver abusivement les activités normales de la Ville ou s’il est nécessaire d’avoir des consultations avec une personne à l’extérieur de l’institution afin de répondre à la demande et que ces consultations ne peuvent pas être normalement terminées avant l’expiration du délai imparti.
Lorsque la demande porte sur des renseignements touchant les intérêts d’une tierce personne, la personne concernée par les renseignements reçoit l’avis au sujet de la demande, y compris la description du contenu du document et une déclaration à savoir que, dans les vingt jours de l’envoi de l’avis donné, elle peut faire des observations à la personne responsable exposant les raisons pour lesquelles le document ou la partie de celui-ci ne devrait pas être divulgué. La personne responsable rend sa décision de permettre ou non la divulgation du document ou d’une partie de celui-ci et informe par écrit de sa décision la personne concernée par les renseignements ainsi que l’auteure ou l’auteur de la demande dans les 30 jours de la réception de la demande, mais non avant le jour de réception de la réponse de la tierce personne ou 21 jours après l’envoi de l’avis donné à la tierce personne, soit la date qui est la plus proche.
Là où la décision est :
La personne responsable exige que les personnes demandant l’accès à des documents ou la divulgation de ces documents de payer des droits pour les frais de recherche et de préparation des documents, d’utilisation d’ordinateur et d’autres frais associés au traitement et à la copie de documents, les frais d’expédition et tous autres frais engagés en réponse à une demande d’accès à un document.
On donne une estimation à l’auteure ou l’auteur de la demande là où les droits exigés dépassent 25 $. Si l’estimation dépasse 100 $, la personne responsable peut exiger que l’auteure ou l’auteur de la demande paye un acompte de 50 % du montant estimatif avant que la personne responsable ne prenne d’autres mesures afin de répondre à la demande.
La personne responsable peut renoncer à ces droits si, de l’avis de la personne responsable, il est juste et équitable de le faire.
Un particulier interjetant appel auprès de la ou du commissaire au sujet d’une décision en matière d’accès ou de divulgation doit payer le droit prescrit dans les règlements d’exécution de la LAIMPVP et déposer auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée l’avis écrit de l’appel dans les trente jours de la réception de la décision. L’avis écrit de l’appel doit comprendre une copie de la décision et une copie de la demande d’accès présentée à la Ville.
S’il est constaté que des membres du personnel de la Ville ont contrevenu à la présente politique, on les traitera conformément à la politique applicable de la Ville régissant leur discipline.
Date d’entrée en vigueur: Novembre 2017
Historique de révision: Version 1
Documents connexes: Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée R.R.O. 1990, Règl. 823