1. Introduction

La Ville de Smooth Rock Falls s’est engagée à respecter les exigences de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56, et les règlements d’exécution de la loi et à mettre en œuvre des pratiques qui faciliteront l’accès aux les documents dont la Ville a la garde ou le contrôle tout en assurant le caractère confidentiel des renseignements personnels.

2. Application

La présente politique régit les représentants, les membres du personnel, les entreprises affiliées, les mandataires et les entrepreneurs de la Ville, et chaque organisme, conseil d’administration, commission ou société dont les membres ou les administrateurs sont nommés ou choisis en vertu de l’autorité du conseil municipal.

3. Définitions

L’expression « fin compatible » s’entend de la fin invoquée à l’appui de l’utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels à laquelle le particulier concerné par les renseignements pourrait raisonnablement s’attendre lorsque ceux-ci ont été obtenus du particulier directement.

L’expression « personne responsable » s’entend de la personne responsable ou de l’organisme responsable en vertu de la section 4 de la présente politique.

L’expression « commissaire à l’information et à la protection de la vie privée » et le terme « commissaire » désignent la commissaire nommée ou le commissaire nommé en vertu du paragraphe 4 (1) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31.

L’expression « exécution de la loi » s’entend

1. du maintien de l’ordre;
2. des enquêtes ou inspections qui aboutissent ou peuvent aboutir à des cas devant les tribunaux judiciaires ou administratifs, si ceux-ci peuvent imposer une peine ou une sanction à l’issue de ces cas;
3. de la tenue des poursuites visées à l’alinéa b).

L’acronyme « LAIMPVP » s’entend de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56.

Le terme « ministre » s’entend de la ministre désignée ou du ministre désigné en vertu de l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, comme ministre responsable de l’application de cette loi.

Le terme « représentant » s’entend d’une personne qui exerce des fonctions officielles ou qui est membre d’un comité du conseil municipal de la Ville, que ces fonctions ou cette adhésion soient en raison d’une élection ou de la nomination du conseil municipal ou de la Ville.

L’expression « renseignements personnels » s’entend des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié, notamment :

1. des renseignements concernant la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou familial de celui-ci;
2. des renseignements concernant l’éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière;
3. d’un numéro d’identification, d’un symbole ou d’un autre signe individuel qui lui est attribué;
4. de l’adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier;
5. de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s’ils concernent un autre particulier;
6. de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, de même que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d’en révéler le contenu;
7. des opinions et des points de vue d’une autre personne au sujet de ce particulier;
8. du nom du particulier, s’il figure parmi d’autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d’autres renseignements personnels au sujet du particulier.

Les renseignements personnels excluent ceux qui concernent un particulier décédé depuis plus de trente ans.

Le terme « document » s’entend de tout document qui reproduit des renseignements sans égard à leur mode de transcription, que ce soit sous forme imprimée, sur film, au moyen de dispositifs électroniques ou autrement. Il s’entend en outre :

1. de la correspondance, des notes, livres, plans, cartes, dessins, diagrammes, illustrations ou graphiques, photographies, films, microfilms, enregistrements sonores, bandes magnétoscopiques, documents lisibles par machine, de tout autre matériel documentaire sans égard à leur forme ou à leurs caractéristiques et de toute reproduction de ces éléments d’information;
2. sous réserve des règlements, du document qui n’a pas pris forme, mais qui peut être constitué au moyen de matériel informatique et de logiciel ou d’autre matériel de stockage de données, de même que des connaissances techniques normalement utilisées par une institution, à partir de documents lisibles par machine que celle-ci a en sa possession.

Le terme « Ville » s’entend de la Ville de Smooth Rock Falls.

4. Reddition de comptes

Les lignes directrices de la reddition de comptes énoncées à la présente section 4 ont été établies pour faciliter le respect de la LAIMPVP par la Ville.

4.1. Désignation de la personne responsible

Les membres du conseil de la municipalité peuvent, par règlement municipal, désigner une personne membre du conseil ou un comité de celui-ci à titre de personne responsable de la municipalité pour l’application de la LAIMPVP. Si le conseil municipal ne désigne aucune personne responsable, la personne responsable est le conseil municipal.

4.2. Responsabilités de la personne responsible

Les responsabilités de la personne responsable comprennent, mais non de façon limitative, ce qui suit :

• respecter les délais fixés et exigences en matière d’avis aux termes de la LAIMPVP;
• considérer des observations de tiers;
• donner une réponse aux demandes d’accès;
• déterminer le mode de divulgation;
• répondre aux demandes de correction des renseignements personnels;
• calculer et recueillir des droits;
• donner au public accès aux manuels et aux lignes directrices élaborées par la Ville;
• au besoin, défendre les décisions prises aux termes de la LAIMPVP dans le cadre d’un appel;
• administrer les dispositions en matière de protection de la vie privée de la LAIMPVP.

4.3. Délégation par la personne responsible

Bien que la personne responsable doive rendre des comptes quant au respect de la LAIMPVP par la Ville, la personne responsable peut déléguer certains des pouvoirs et des fonctions de la personne responsable, ou tous ceux-ci, aux termes de la LAIMPVP au directeur municipal ou à un autre membre de la haute direction de la Ville par écrit sous réserve de limites, restrictions ou conditions imposées quant à la délégation par la personne responsable.

4.4. Conflits d’intérêts

Il pourrait y avoir un conflit d’intérêts là où la personne responsable (ou la personne déléguée) sait qu’elle a un intérêt privé qui est suffisamment lié à ses pouvoirs et fonctions aux termes de la LAIMPVP pour influencer ces pouvoirs et fonctions. Le conflit d’intérêts se focalise souvent sur des questions financières. Un tel conflit pourrait aussi survenir lorsque la personne responsable (ou la personne déléguée) s’acquitte de ses responsabilités en matière de prise de décisions aux termes de la LAIMPVP.

La personne responsable (ou la personne déléguée) pourrait se trouver en situation de conflit d’intérêts lorsqu’il est raisonnable de présumer qu’elle prend des décisions en se fondant sur son intérêt personnel plutôt que sur l’intérêt du public. Dans certains cas, le conflit d’intérêts pourrait être plus apparent que réel. Toutes les délégations des pouvoirs et fonctions de la personne responsable aux termes de la LAIMPVP reflètent la possibilité de conflit d’intérêts et prévoient d’autres décideurs dans ces cas-là.

5. Pratiques en matière de renseignements personnels

5.1. Avis de collecte de renseignements personnels

Lorsqu’elle recueille des renseignements personnels, la Ville donne un avis indiquant :

1. l’autorité prévue par la loi en vue de la collecte;
2. la raison de la collecte;
3. la façon dont les renseignements doivent être utilisés;
4. la personne avec qui il faut communiquer pour obtenir plus de renseignements.

On peut donner un avis soit verbalement – en personne ou par téléphone –, ou par écrit – sur un formulaire de demande, sur un panneau affiché, sur le site Web de la Ville ou de toute autre manière qui informe le particulier de la collecte.

Ce qui précède ne s’applique pas :

1. si la personne responsable (ou la personne déléguée) peut refuser de divulguer les renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(1) ou (2) de la LAIMPVP (exécution de la loi), de l’article 8.1 de la Loi de 2001 sur les recours civils ou de l’article 8.2 de la Loi de 2002 interdisant les gains tirés du récit d’actes criminels;
2. si la ou le Ministre renonce à l’avis;
3. dans n’importe quelle des circonstances suivantes, si la personne responsable (ou la personne déléguée) met à la disposition du public aux fins d’inspection une déclaration décrivant le but de la collecte des renseignements personnels et la raison pour laquelle on n’a pas donné d’avis :
   1. à condition que l’avis soit un obstacle au but de la collecte;
   2. à condition que l’avis puisse entraîner une atteinte injustifiable à la vie privée d’un particulier;
   3. la collecte a pour but de déterminer l’aptitude d’un particulier à recevoir un prix ou une distinction.

5.2. Mode de collecte des renseignements personnels

La Ville ne doit recueillir les renseignements personnels que directement du seul particulier concerné par ces renseignements, sauf si :

1. ce particulier a autorisé un autre mode de collecte;
2. leur divulgation à la Ville est autorisée aux termes de l’article 32 ou de l’article 42 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée;
3. leur mode de collecte a reçu l’autorisation de la ou du commissaire en vertu de l’alinéa 46 c);
4. les renseignements sont consignés dans un rapport provenant d’un organisme de renseignements au sens de la Loi sur les renseignements concernant le consommateur;
5. les renseignements sont recueillis aux fins de déterminer les candidats possibles à une distinction ou à un prix en reconnaissance de réalisations exceptionnelles ou de services éminents;
6. les renseignements sont recueillis aux fins d’une instance poursuivie ou envisagée devant soit un tribunal, soit un tribunal administratif à caractère judiciaire ou quasi-judiciaire;
7. les renseignements sont recueillis aux fins de l’exécution de la loi;
8. un autre mode de collecte des renseignements est autorisé par une loi ou en vertu de celle-ci.

5.3. Utilisation des renseignements personnels

La Ville peut seulement utiliser les renseignements personnels si :

1. le particulier consent à leur utilisation;
2. ils servent seulement pour la raison pour laquelle ils ont été recueillis ou à une fin compatible;
3. aux fins desquelles les renseignements peuvent être divulgués conformément à la présente politique.

5.4. Divulgation des renseignements personnels

Les circonstances où la Ville peut divulguer les renseignements personnels comprennent :

1. là où le particulier concerné par les renseignements a consenti à leur divulgation;
2. aux fins desquels on les a obtenus ou à une fin compatible;
3. si les renseignements sont divulgués à une représentante ou un représentant, une employée ou un employé, une consultante ou un consultant, ou une ou un mandataire de la Ville qui a besoin du document dans l’exercice de ses fonctions et si la divulgation est nécessaire et indiquée dans l’exercice des fonctions de la Ville;
4. pour respecter la loi, l’ordonnance d’un tribunal ou une citation à comparaître ou pour aider à une enquête menée par un organisme chargé de l’exécution de la loi;
5. lorsque les circonstances l’exigent et qu’elles touchent la santé ou la sécurité d’un particulier (à condition que l’avis de divulgation soit posté à la dernière adresse connue du particulier concerné par les renseignements);
6. pour événement de famille et pour faciliter le contact avec le plus proche parent ou une amie ou un ami d’un particulier qui est blessé, malade ou décédé;
7. à la ou au Ministre;
8. à la ou au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée;
9. au gouvernement du Canada afin de faciliter l’audit des programmes à frais partagés.

5.5. Conservation des renseignements personnels

La Ville conserve les renseignements personnels qu’elle recueille conformément aux règlements d’exécution de la LAIMPVP qui prévoient que les municipalités doivent conserver tous les renseignements personnels pendant au moins un an, sauf si :

1. un calendrier de conservation plus court est prévu par un règlement municipal adopté ou une résolution adoptée par le conseil municipal;
2. le particulier concerné par les renseignements a consenti à les éliminer plus tôt;
3. les renseignements sont des données de paiement par carte de crédit ou de débit.

5.6. Mesures de protection

Pour prévenir l’accès non autorisé, maintenir l’exactitude des données et veiller à la bonne utilisation des renseignements personnels, la Ville a mis en place des procédures physiques, électroniques et de gestion pour protéger et sécuriser les renseignements personnels que la Ville recueille.

5.7. Droit d’accès aux renseignements personnels et droit de les corriger

Chaque particulier a le droit de demander : 1) l’accès à ses renseignements personnels dont la Ville a la garde ou le contrôle et 2) de corriger ses renseignements personnels dont la Ville a la garde ou le contrôle et qui sont inexacts ou incomplets. Les membres du personnel de la Ville peuvent aider les particuliers à corriger leurs renseignements personnels.

6. Accès aux documents

Chaque personne a un droit d’accès à un document ou à une partie d’un document dont la Ville a la garde ou le contrôle sauf si :

1. Le document ou une partie du document relève de l’une des exceptions énoncées à la section 6.2 de la présente politique;
2. la personne responsable a des motifs raisonnables de penser que la demande d’accès est frivole ou vexatoire.

6.1. Exceptions

Aux termes de la LAIMPVP, il y a deux types d’exceptions qui touchent le droit d’accès à un document ou à une partie d’un document dont la Ville a la garde ou le contrôle, soit les exceptions obligatoire et discrétionnaire.

6.1.1. Exceptions obligatoires

Les exceptions obligatoires obligent la personne responsable à refuser de divulguer un document. Elles comprennent, mais sans nécessairement s’y limiter, les documents qui révèlent :

• des renseignements que la Ville a reçus à titre confidentiel sans consentement à sa divulgation du gouvernement du Canada ou de l’Ontario, du gouvernement d’un pays ou d’un État étrangers, d’un organisme de l’un des gouvernements précédents ou d’une organisation internationale d’États ou de l’une de ses entités;
• un secret industriel ou des renseignements d’ordre scientifique, technique, commercial, financier ou ayant trait aux relations de travail, fournis à titre confidentiel si les renseignements peuvent nuire aux intérêts d’une tierce personne.
• Les renseignements personnels au sujet de particuliers à part l’auteure ou l’auteur de la demande, sauf dans certaines circonstances, comme celles qui touchent la santé ou la sécurité d’un particulier ou là où la divulgation ne constitue pas une atteinte injustifiée à la vie privée personnelle.

 

6.1.2. Exceptions discrétionnaires

Les exceptions discrétionnaires font en sorte que la personne responsable fasse preuve de jugement lorsqu’elle détermine s’il faut divulguer un document ou non. Elles comprennent, mais sans nécessairement s’y limiter, les documents :

• qui contiennent un projet de règlement municipal ou un avant-projet de loi privée ou qui révèle l’essentiel des délibérations lors d’une réunion si une loi autorise la tenue de cette réunion en l’absence du public;
• qui auraient pour effet de révéler les conseils ou les recommandations émanant de membres du personnel et de consultants de la Ville;
• qui feraient obstacle à une question qui concerne l’exécution de la loi;
• qui contiennent des renseignements précisés qui appartiennent à la Ville et qui ont une valeur pécuniaire ou qui nuirait aux intérêts économiques de la Ville;
• qui contiennent des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat;
• s’il est raisonnable de s’attendre à ce que leur divulgation ait pour effet de compromettre gravement la santé ou la sécurité d’un particulier;
• qui contiennent des renseignements qui ont déjà été publiés, qui sont accessibles au public ou qui seront publiés bientôt.

6.2. Procédure d’accès

L’auteure ou l’auteur de la demande d’accès à un document :

1. s’adresse par écrit à la Ville;
2. fournit les détails suffisants permettant à un membre du personnel expérimenté de la Ville, à la suite d’une démarche normale, d’identifier le document;
3. au moment de présenter la demande, verse un droit de 5 $ ou tout autre droit prescrit par les règlements à cette fin.

6.2.1. Acheminement de la demande

Si la Ville reçoit une demande d’accès et que la personne responsable détermine que la Ville n’a ni la garde ni le contrôle du document en question, la personne responsable fait les recherches raisonnables afin de déterminer si une autre institution en a la garde ou le contrôle et si la personne responsable détermine que tel est le cas, la personne responsable, dans les quinze jours de la réception de la demande, renvoie celle-ci à l’institution concernée. Dans de telles circonstances, la personne responsable avise par écrit l’auteure ou l’auteur de la demande du renvoi à une autre institution.

6.2.2. Transfert de la demande

Si la Ville reçoit une demande d’accès et que la personne responsable détermine que le document en question a été produit à l’origine par une autre institution ou qu’une autre institution a été la première à recevoir le document ou une copie du document, la personne responsable peut transférer la demande, et, si nécessaire, le document lui-même à cette autre institution dans les quinze jours de la réception de la demande. La personne responsable qui effectue ce transfert en informe alors par écrit l’auteure ou l’auteur de la demande.

6.2.3. Avis donné par la personne responsible

Dans les trente jours de la réception de la demande d’accès, la personne responsable avise par écrit l’auteure ou l’auteur de la demande qu’elle lui donnera ou non accès à la totalité ou à une partie du document et, si l’accès doit être accordé, elle donne accès à la totalité ou à une partie du document à l’auteure ou l’auteur de la demande et prend les mesures nécessaires à sa production, si besoin est.

La personne responsable peut proroger le délai imparti indiqué ci-dessus pour un temps raisonnable compte tenu des circonstances si la demande comporte la production ou la consultation d’un grand nombre de documents et que l’observation du délai imparti aurait pour effet d’entraver abusivement les activités normales de la Ville ou s’il est nécessaire d’avoir des consultations avec une personne à l’extérieur de l’institution afin de répondre à la demande et que ces consultations ne peuvent pas être normalement terminées avant l’expiration du délai imparti.

Lorsque la demande porte sur des renseignements touchant les intérêts d’une tierce personne, la personne concernée par les renseignements reçoit l’avis au sujet de la demande, y compris la description du contenu du document et une déclaration à savoir que, dans les vingt jours de l’envoi de l’avis donné, elle peut faire des observations à la personne responsable exposant les raisons pour lesquelles le document ou la partie de celui-ci ne devrait pas être divulgué. La personne responsable rend sa décision de permettre ou non la divulgation du document ou d’une partie de celui-ci et informe par écrit de sa décision la personne concernée par les renseignements ainsi que l’auteure ou l’auteur de la demande dans les 30 jours de la réception de la demande, mais non avant le jour de réception de la réponse de la tierce personne ou 21 jours après l’envoi de l’avis donné à la tierce personne, soit la date qui est la plus proche.

Là où la décision est :

1. de divulguer les renseignements, l’avis indique que la tierce personne peut interjeter appel au sujet de la décision à la ou au commissaire dans les 30 jours et que le document sera remis ou la partie du document sera remise à l’auteure ou l’auteur de la demande sauf si on a porté appel au sujet de la décision;
2. de ne pas divulguer les renseignements, l’avis doit indiquer que :
   i)      il n’existe aucun document de ce genre et que l’auteure ou l’auteur de la demande peut interjeter appel à la ou au commissaire à savoir si le        document existe ou non;
   ii)     il n’existe aucun document de ce genre et que le refus se fonde sur une disposition particulière de la LAIMPVP, la façon dont cette disposition s’applique à son cas, le nom de la personne responsable de la prise de la décision et qu’on peut interjeter appel à la ou au commissaire en vue d’examiner la décision.

7. Paiement des droits

La personne responsable exige que les personnes demandant l’accès à des documents ou la divulgation de ces documents de payer des droits pour les frais de recherche et de préparation des documents, d’utilisation d’ordinateur et d’autres frais associés au traitement et à la copie de documents, les frais d’expédition et tous autres frais engagés en réponse à une demande d’accès à un document.

On donne une estimation à l’auteure ou l’auteur de la demande là où les droits exigés dépassent 25 $. Si l’estimation dépasse 100 $, la personne responsable peut exiger que l’auteure ou l’auteur de la demande paye un acompte de 50 % du montant estimatif avant que la personne responsable ne prenne d’autres mesures afin de répondre à la demande.

La personne responsable peut renoncer à ces droits si, de l’avis de la personne responsable, il est juste et équitable de le faire.

8. Appels auprès de la ou du commissaire

Un particulier interjetant appel auprès de la ou du commissaire au sujet d’une décision en matière d’accès ou de divulgation doit payer le droit prescrit dans les règlements d’exécution de la LAIMPVP et déposer auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée l’avis écrit de l’appel dans les trente jours de la réception de la décision. L’avis écrit de l’appel doit comprendre une copie de la décision et une copie de la demande d’accès présentée à la Ville.

9. Contraventions à la politique

S’il est constaté que des membres du personnel de la Ville ont contrevenu à la présente politique, on les traitera conformément à la politique applicable de la Ville régissant leur discipline.

Date d’entrée en vigueur: Novembre 2017
Historique de révision: Version 1
Documents connexes: Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée R.R.O. 1990, Règl. 823